Systemy
W ramach projektu wdrożono w Uczelni „Zintegrowany Systemy Informatyczny” (ZSI), składający się z trzech współdziałających ze sobą i uzupełniających się systemów informatycznych, istotnie usprawniających pracę Uczelni. Systemy pochodzą od różnych producentów, jednak dzięki ich wzajemnej integracji możemy de facto mówić o jednym systemie zintegrowanym. System składa się z:
1) Systemu TETA
2) Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS)
3) Systemów kontroli dostępu oraz personalizacji
Systemy są zintegrowane i korzystają ze wspólnych baz danych. Dzięki temu dane wprowadzane są tylko raz, co znacząco ułatwia i usprawnia obsługę klienta: studenta, pracownika czy osoby z zewnątrz. Zautomatyzowanie procesów pozwala również na sprawniejsze zarządzanie kadrą Uczelni.
ZSI było wdrażane w najtrudniejszym okresie restrykcji pandemicznych. Pomimo tego, udało się w pełni zrealizować zamierzone cele. Akademia Ignatianum w ciągu jednego roku przeszła olbrzymie zmiany techniczne i jakościowe, przeprowadzone w stylu iście brawurowym, którego rezultaty zaskoczyły nas samych. Szybkość przeprowadzenia zmian, innowacyjność rozwiązań organizacyjnych, które umożliwiły tak dużą sprawność (niestandardowy okres wdrożenia USOS czy rekordowy czas wdrożenia TETA), zintegrowały nie tylko systemy, ale całą kadrę Uczelni wokół projektu podnoszenia jakości zarządzania AIK. Dostrzeżenie tej pozytywnej zmiany i stylu jej przeprowadzenia byłoby docenieniem tego zaangażowania i umiejętności przeprowadzenia tak trudnej operacji.
Opis systemu:
Zaawansowany program z grupy systemów ERP, należący do najlepszych tego typu rozwiązań na rynku. System ten zawiera takie moduły jak: personel, płace, finanse-księgowość, sprzedaż, zakupy czy logistyka. Dzięki posiadaniu jednej bazy danych możliwa stała się automatyzacja znacznej liczby procesów, co znacząco odciąża pracowników administracji. TETA jest podstawą, na której opierają się pozostałe elementy ZSI oraz kolejne systemy zaplanowane na przyszłość.
Podpisanie umowy z wykonawcą: 31 lipca 2020 roku
Uruchomienie systemu: 1 stycznia 2021.
Osiągnięcie:
Rekordowy czas pełnego i prawidłowego wdrożenia.
Ten rekordowy czas wdrożenia był możliwy dzięki dużemu zaangażowaniu księgowości Uczelni. Dla każdego, kto rozumie logikę roku kalendarzowego jako roku obrachunkowego jest oczywiste, że nowy system musi zacząć działać od początku stycznia.
Opis systemu:
Służy on do efektywnego zarządzania całym procesem edukacji studenta od chwili zgłoszenia się kandydata, aż do uzyskania dyplomu. Dzięki USOS możliwa była rezygnacja z części wymaganych od studenta dokumentów w wersji fizycznej i zastąpienie ich ustandaryzowaną wersją cyfrową. Dodatkowo (co zweryfikował okres pandemii), uruchomienie USOS pozwoliło na wydatne ograniczenie kontaktów osobistych, co zwiększało bezpieczeństwo studentów i pracowników, jak również pozwalało na bardziej wydajne rozplanowanie dnia. USOS jest wykorzystywany przez największe polskie uniwersytety i szkoły wyższe. Sam system jest zintegrowany z systemem TETA, dzięki czemu kwestie związane np. z opłatami są zautomatyzowane, a tym samym obsługa studentów odbywa się znaczenie płynniej i zdecydowanie szybciej niż we wcześniejszym okresie. Wyjątkowym aspektem projektu było to, że USOS został wdrożony w AIK w semestrze letnim.
Podpisanie umowy z wykonawcą: 31 lipca 2020 roku
Uruchomienie systemu: 28 lutego 2021
Osiągnięcie:
Zakończone powodzeniem uruchomienie systemu bez okresu przejściowego.
Firma wdrożeniowa (OPTeam) twierdzi, że żadna inna uczelnia nie zdobyła się na taki krok. Udane wdrożenie wymagało dużego zaangażowania ze strony wszystkich pracowników AIK w okresie przygotowawczym i podczas uruchamiania systemu. Determinacja i poziom profesjonalizmu (zapewnienie systematycznego, precyzyjnego nadzoru) umożliwiły pracę w systemie od początku semestru letniego 2021 roku, bez okresu przejściowego.
Opis systemu:
System pozwolił na wprowadzenie elektronicznych zamków i kart ze zdefiniowanym dostępem do określonych pomieszczeń, a tym samym na zwiększenie bezpieczeństwa na terenie Uczelni. Nowe legitymacje studenckie oraz karty pracownicze mają jasno zdefiniowane uprawnienia, jak też możliwość integracji z systemami zewnętrznymi np. z systemem krakowskiej komunikacji miejskiej. Również ten element ZSI został wdrożony zgodnie z założeniami projektu.
Podpisanie umowy z wykonawcą: 31 lipca 2020 roku
Uruchomienie systemu: 15 lipca 2021
Osiągnięcie:
Pełna automatyzacja kontroli dostępu, poprzedzona kilkumiesięcznym procesem kładzenia instalacji w starym budynku. Nowy system bardzo usprawnił dostęp do pomieszczeń budynku i podniósł poziom bezpieczeństwa.
